La d’un document peut soulever plusieurs difficultés. Au moment de faire un devis pour un document à traduire, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs aspects qui peuvent influencer l’analyse détaillée du dossier. Premièrement, il est nécessaire de déterminer le type de texte, s’il s’agit d’un manuel technique, un communiqué de presse, un article de journal ou un document littéraire. Ce facteur influe sur le temps nécessaire pour traduire le document. Il est également important de savoir quel est le format du document fourni par le client et si l’agence de   travaille avec de type de fichiers (généralement un fichier MS Word, MS Excel, Adobe InDesign ou Quark). Le devis peut être plus ou moins élevé en fonction du format de ce fichier, en particulier si une conversion est nécessaire. La d’un fichier Word sera évidemment beaucoup moins chère que celle d’un fichier InDesign, puisque ce dernier nécessite formatage fait par des spécialistes de .

Cependant, le facteur le plus important quand on fait un devis sera toujours le nombre total de mots du document. Par conséquent, il est essentiel d’être absolument précis sur le nombre de mots d’un fichier, car il n’y a pas lieu d’avoir des différences. Toute différence dans les comptages de mots peut conduire à des différences dans le montant total du devis.

Le pour les manuels en format Word peut se révéler problématique. En général, ces manuels techniques sont des documents qui comprennent plusieurs fichiers d’images, dessins, graphiques, etc., qui font du manuel un document plus lourd que la normale. Généralement, ce sont de très gros fichiers (dépassant parfois les 50 Mo), ce qui rend la tâche d’analyse et de comptage de mot avec les outils de base d’une agence de traduction, très difficile.

Dans ces cas, il est assez fréquent que le client trouve une certaine quantité de mots en utilisant la fonction  de Word et que le comptage de mot indiqué dans le devis fourni par l’agence de traduction soit différent. Il arrive effectivement que, lors de l’examen du fichier avec Trados, la différence avec le comptage initial dans Word soit considérable. Par exemple, un fichier Word qui compte un nombre de 30 000 mots peut avoir un nombre de mots qui dépasse 100 000 dans Trados. Cela peut être dû à plusieurs facteurs : le texte caché que Trados ne compte pas, des problèmes avec des balises, avec des images. Mais il faut être prudent car cette différence substantielle peut signifier une différence de milliers de dollars.

Une manipulation peut s’avérer utile pour résoudre ce problème : convertir le fichier au format Rich Text Format (. rtf). Si le fichier original est .docx (Word version Office 2007), il est préférable de « réduire» sa version, ce qui réduit la taille du fichier et le rend plus facile à analyser avec Trados. Pour un comptage de mots précis, le fichier doit toujours être converti en .rtf. En effet, pour son analyse, Trados convertit le fichier Word en .rtf. Pour cette raison, si nous le faisons, nous épargnons une étape à Trados, qui l’analyse mieux.

C’est une astuce intéressante qui peut aider à résoudre les problèmes d’incohérences de comptage de mots.

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